Zakelijk en privégebruik van telefonie. Wat mag er? En hoe maak ik dit inzichtelijk?

Zakelijk en privégebruik van telefonie. Wat mag er? En hoe maak ik dit inzichtelijk?

 

Veel organisaties zetten smartphones in om de bereikbaarheid van medewerkers te verbeteren. Zo kunnen ze thuis of onderweg nog even de mail bijwerken of afspraken in hun agenda plannen. Maar wat zijn eigenlijk de fiscale eisen voor het zakelijk beschikbaar stellen van mobiele telefoons? En hoe kunt u daar als ondernemer het beste mee omgaan? Die en meer vragen worden onderstaand beantwoord.

Welke kosten zijn aftrekbaar?

De stelregel is dat ondernemers – met en zonder personeel –alle zakelijke telefoniekosten mogen opvoeren als bedrijfskosten. Daarnaast is het toegestaan om medewerkers uit te rusten met een mobiele telefoon, laptop of tablet van de zaak. Ook deze kosten zijn aftrekbaar van de omzet. Medewerkers zijn vrijgesteld van bijtelling indien aantoonbaar is dat de middelen noodzakelijk zijn om het werk uit te voeren.

Moet ik een ander abonnement nemen voor zakelijke telefonie?

Startende ondernemers beginnen hun onderneming vaak vanuit huis en maken dan gebruik van de bestaande vaste en mobiele telefoonverbinding. Voor zzp’ers zijn telefoniekosten die van een privérekening zijn afgeschreven zakelijk aftrekbaar. De stelregel dat zakelijke telefoniekosten opgevoerd kunnen worden als bedrijfskosten blijft dan gelden, ook indien dit van een privérekening is afgeschreven. Wanneer de gebruikte vaste of mobiele telefoon zowel zakelijk als privé gebruikt wordt, dan zal op basis van redelijkheid een inschatting gemaakt moeten worden voor het zakelijke en het privégedeelte.

Van wie is de zakelijke telefoon?

Een telefoon die beschikbaar gesteld wordt door het bedrijf is en blijft eigendom van het bedrijf. Alle kosten, inclusief die van een zakelijk mobiel abonnement, zijn onbelast. Dit geldt niet alleen voor telefoons, maar ook voor communicatiemiddelen in het algemeen, waaronder laptops en tablets. Wel is het aan te raden om richtlijnen op te stellen bij het beschikbaar stellen van de telefoon en het abonnement. Bijvoorbeeld over het gebruik van de telefoon en het verbruik van belminuten en mobiele data.

Hoe kunnen zakelijke en privékosten gescheiden worden?

Om de administratie efficiënt in te regelen is het verstandig om de zakelijk en privé gemaakte kosten inzichtelijk te krijgen. E-view is onze online tool waarmee je 24/7 je verbruik en facturen in kunt zien. Je kunt rapportages opvragen en meer. Het is ook mogelijk om via E-view specifieke criteria in te stellen om het zakelijk gebruik te reguleren en het privéverbruik in kaart te brengen. Zo kun je bepaalde telefoonnummers definiëren die voor zakelijk gebruik gebeld mogen worden. Of het is mogelijk telefoonverkeer buiten kantooruren door te belasten. Deze kosten worden via E-view inzichtelijk gemaakt en kunnen direct op het salaris worden ingehouden.